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Pasos a dar en una auditoría de procesos

Primer paso reunión con equipo

Pasos a dar en una auditoría de procesos

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Primer paso: objetivo a conseguir

¿Cual es el objetivo, o qué pretendemos conseguir? Esta es la primera pregunta que debemos responder junto con el cliente, y definir la respuesta de la manera más clara posible para ambas partes.

Dependiendo de la petición o necesidad que nos soliciten, el proceso para llevar a cabo la tarea encomendada puede variar, ya que podemos trabajar a nivel de posición, de área o del conjunto de la organización.

Segundo paso: obtención de información

En todos los casos siempre es imprescindible la obtención de datos mediante entrevistas a empleados de todos los rangos de la organización.

En la mayoría de las ocasiones no basta con el contenido recabado durante esas conversaciones. Conviene «mimetizarse» durante algún tiempo en el departamento para observar el flujo de actividad y en que ubicación se encuentra cada perfil en dicho proceso.

Tercer paso: determinación del punto a tratar

El resultado de esta fase de averiguación nos lleva a la identificación del cuello de botella o problema principal sobre el que hay que actuar. Es el momento de poner al día al cliente sobre ello.

Es posible que pueda sorprenderle el resultado de esta fase. El hecho es que la posición externa o satélite del consultor le da una perspectiva única que no puede tener el directivo o CEO, pues forma parte del entramado y proceso que se está analizando.

Análisis de la situación

Cuarto paso: Determinación de soluciones posibles

El siguiente paso es el análisis. Hay que determinar las posibilidades de la organización para hacer frente al problema e implementar las posibles soluciones. No cualquier solución que solvente el problema es apto. Se trata de encontrar las mejores oportunidades que se puedan aplicar y limitar los efectos negativos de aquellas que no podamos eliminar.

Quinto paso: Reporte al cliente

Llega el momento del reporte: documentar todos nuestros hallazgos y soluciones propuestas y  enviárselo al cliente. Dependiendo de la situación, lo compartiremos con el personal clave para que esté al tanto, o se le creará uno ad hoc.

Resulta de bastante utilidad elaborar un caso de estudio detallado, especificando causas y recomendaciones de acción.

Compartiremos con el equipo qué recomendaciones implementar, cambiar o abandonar. Determinaremos qué recursos son necesarios para ello.

Sexto paso: Implementación y Seguimiento

Una vez comencemos a implantar las medidas, será necesario realizar un seguimiento de los resultados y un reporte semanal. Cierta flexibilidad resulta muy recomendable. Una metodología ágil permite ajustar determinados puntos durante este proceso.

«Implantar un plan y no medir resultados es como un camión sin ruedas: No irás a ninguna parte»

Porque una vez el plan toca la realidad es casi seguro que surgirán cuestiones que atajar o solucionar.

«La finalidad del proyecto no es el plan en sí mismo, sino alcanzar los objetivos marcados»

 

 

 

 

 

 

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Miriam Bustos

Creadora de contenido digital Redes sociales Copywriting para web SEO | SEM | Campañas

2 comentarios sobre «Pasos a dar en una auditoría de procesos»

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